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主管的岗位职责是什么?如何成为一名优秀的主管?
具体还可以细分为「制定方针」、「推进业务」、「掌控下属」和「协助领导」等四项内容。
在大企业里,相当于组长级别的初级主管或许还不太涉及「制定方针」和「协助领导」的工作内容,但小公司的主管通常要负责所有这些工作。
这些工作的基础是「经营者的目标」,如公司的基本理念和基本方针等。
主管的职责,就是以此为基础在日常工作中推动「PDCA 循环」,即「计划 PLAN→ 执行 DO→ 检查 CHECK→ 纠正 ACTION」。
◆ 其中,「员工管理」尤为重要
在主管的两项主要工作,即「业务管理」和「员工管理」之间,也存在着优先等级的不同。
世界上首屈一指的经营咨询公司,麦肯锡公司的管理者们将 15% 的工作时间用于员工管理,创造各种机会与下属交流、谈心、反复给予评价或指导。被誉为 20 世纪最伟大企业家的杰克·韦尔奇(Jack Welch)也将工作时间的 60% 用于培养和发掘人才。
管理员工之前,必须先准确掌握他们的能力特点。比如:
掌握哪些技能?
工作是否积极?
性格怎样?
属于一个人埋头苦干的类型,还是属于在团队中更能发挥实力的类型?
擅长哪些领域的工作?
习惯于等待上司的具体指示,还是在自己全权负责时更能大显身手?
按理来说,不了解这些情况就无法给下属安排工作,然而在现实中竟然有很多主管对下属的特点一无所知。他们从不针对每名下属的特点下达指示、安排工作。
这样的主管等于没有完成对员工的管理工作。或者说,他们根本就不具备管理工作所需的能力。
希望主管们牢记:「在管理员工的同时培养人才」,是你的工作中尤为重要的一部分。
◆ 你还要明白一点,工作最拼的人不适合当主管
先问你一个问题,作为主管,团队销售定额是 50 辆,你该卖几辆?
第一次带下属,或者下属人数增加,这些情况往往是伴随着职位的晋升出现的。一般来说,这是因为过去的工作业绩受到肯定,所以得到了提拔。
不过,这时千万不要误会。如果认为自己以往的努力得到了认可,所以今后还要更加努力,这样想可就错了。
举一个简单的例子。假设你是一名汽车销售人员,迄今为止,每月都能稳稳地卖出 10 辆汽车。公司认可了你的努力,提拔你当主管,还给你配备了 5 名下属。现在如果要求你们这个团队完成「每月销量 50 辆」的定额,你打算怎么办?
「好嘞,那我就加倍努力,每月卖出 15 辆,剩下的 35 辆就交给你们了,平均每人卖 7 辆。你们的定额只有我的一半,可要努力完成啊。」
很多新晋主管都会这样安排,但其实这么做就大错特错了。
所以,自己一辆都没卖也没关系。
主管的任务是「通过下属」实现经营者的目标。
自己拼命干活的主管没有时间和精力去管理下属,也无法指导或者鼓励下属。
有的主管忙得没时间和下属沟通,下属来问什么都只有一句「这点儿事你自己去想」。这样的工作方式等同于主管放弃了应尽的职责。
还有的主管到月末看到团队的指标无法完成时,就冲下属大发雷霆。对下属来说,这是最恶劣的工作环境。
在这种环境下,他们的积极性会越来越低,对主管的信任当然也会荡然无存。于是,部门的业绩随之每况愈下……
主管应该做到根据每名下属的强项分配任务,确保团队完成总目标。说得极端些,如果管理工作做得足够出色,主管甚至可以一辆车也不卖。
只要能帮助下属,创造出一个让他们能够卖出 50 辆车的环境,并在工作中有所成长,你就是一名称职的主管。
◆ 关于如何善于用人,要看能力和意愿
首先,你要学会区分「指示」和「关怀」。
主管在指挥下属开展工作的过程中,要把握好对每名下属的「详细指导」和「人文关怀」的比例,这是能做好主管工作的关键。
请看下面的「根据能力和意愿调整用人策略」图。
坐标的横轴表示主管对下属的「详细指导」程度的高低,纵轴表示「人文关怀」的多少,黑色的曲线是领导行为模式。
对于 ① 能力和意愿均较低的员工,比如新入职的员工,与人文关怀(支持)相比,主管更应该不断给予详细指导(指示)。
有些主管认为新人还没有适应工作,就不对他们做任何明确的指示,而只是一味地照顾他们的心情,其实这样对下属的成长并没有帮助。受到如此对待,新人反而更不知道自己该做哪些工作,只会心中愈发不安。这种公司的新人离职率可能会更高一些。
随着员工的能力和意愿逐渐提高,主管就应该减少详细指导,将重点转移到人文关怀的方面。
◆ 了解每一名下属
对于 ④ 能力和意愿都很高的下属,主管几乎不需要提供任何详细指导和人文关怀。对这种水平的员工,如果总是不厌其烦地去询问「进展得顺利吗」,反而会让他们产生不被信任的误解,甚至会打击他们的积极性。
对 ② 能力低但意愿高的下属,需要给出明确细致的指示,同时还必须给予人文关怀。
对 ③ 能力高但意愿低的下属,要保证足够的人文关怀,但不需要过于详细的指示,应该尽量放手让他们自己去做。
了解每一名下属的特性是主管最重要的工作之一。
不仅如此,这种了解还要深入到每名下属所负责的每一项工作当中。
「你在这方面的经验足够丰富了,这项工作就全权委托给你。但是那项工作对你来说还是有些难度,所以我会来指导你。」
像这样,随时与下属确认彼此在工作安排上的打算,也可以避免不必要的矛盾。
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