纸质档案数字化的基本环节主要包括：出库交接、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。　　

　　1、出库交接

　　  按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　2、数字化前处理

　　  确定扫描页：将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面加以标注。对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。重新编制页号时，在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。书写页号所使用的笔、墨等不破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

　　以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

　　3、目录数据库建立

　　  山东卓航档案拥有自主开发的智慧档案信息系统，能够制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定符合DA/T18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中严格遵守。山东卓航档案采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据及时进行修改。

　　4、档案扫描

　　  档案扫描根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

　　5、扫描设备

　　  扫描设备的选择特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。山东卓航档案拥有大量在实践工作中选择验证的专业馈纸式高速扫描仪，A3，A4幅面零边距平板扫描仪，工程图纸扫描仪，非接触式拍摄扫描仪等专业设备。能够满足各种色彩模式，各种分辨率要求，各种存储格式的扫描需求。实践工作中，扫描分辨率一般不低于300dpi，纸质档案数字图像长期保存格式为JPEG格式，同时提交双层PDF合并格式数据。以档号为基础对数字图像命名。

　　6、图像处理

　　  对不符合阅读方向的数字图像进行旋转还原。对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。如需对数字图像进行裁边处理，在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

　　7、图像质量检查

　　  数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况，及时改正。数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，及时进行调整。对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，重新进行图像处理。

　　8、数据挂接

　　  借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。