标书制作规范
一、 投标项目报名招标文件购买
1、招标文件购买：详细阅读招标文件规定的报名方式、报名所需提供的资料及报名费用，并准备报名所需资料及报名费用，注意报名截止时间
2、报名方式分为：现场报名或网上报名（详见各招标文件具体要求）
2.1现场报名：需携带报名所需的资料集报名费到指定地点进行报名。报名完毕后，向招标代理机构索取招标文件和发票（收据）
2.2网上报名：需将招标文件要求的资质文件、报名函及报名费用汇款凭证发至招标文件指定的邮箱，然后电话确认招标代理机构是否收到并索取招标文件
2.3注册供应商网上直接下载：需在招标文件中指定的政府采购网站进行供应商注册，注册完成后，携带资质原件现场审核，审核通过后可在网站直接下载招标文件（有的时候需要办理CA）
3、购买招标文件注意事项：
3.1如需提供资质原件及其他资料（营业执照、合同、验货单等等）可提前写邮件协调各相关部门开具。报名常用资质文件包括但不限于：法人代表授权委托书、公司三证、报名费用缴纳凭证、报名函等
二、阅读标书
招标文件买回之后，认真阅读招标文件2-3遍，对招标文件个别条款不明确的，应及时与招标机构沟通，标示出重点部分及必须提供的材料，最好建立个备忘表（有些材料必须得提供，否则会导致废标）。
1、 基本信息：项目编号、名称、招标单位、使用单位、开标时间、地点、投标所需资质原件、投标文件组成、评分标准、废标条款、报价要求、标书制作装订密封要求、投标保证金缴纳、是否有样品要求等
2、思考以下问题：
2.1 招标单位是哪个？使用单位是哪个？
2.2 哪些是控标点？
2.3报价有哪些要求？
2.4哪些材料需要及时处理？
2.5判断是哪种品牌的标的？
2.6是否需要寻求合作伙伴？
2.7我们的竞争对手有哪些？
2.8是否需要厂家授权？
2.9哪些要求我司达不到？（需要提前告知领导确定）
2.10装订密封、份数要求
2.11是否参与该项目投标？
3、需注意以下几个问题：
3.1哪些商务资料公司没有，需要提前告知相关人员开具（如：资信证明、税收、社保证明等，涉及到得部门有财务、人资、办公室等）
3.2涉及到样品、投标保证金等借用问题，提前写邮件给相关部门申请借用。
3.3资质原件借用：投标时如需要资质原件，提前写邮件告知相关人员（认证证书、合同原件、发票原件、纳税社保缴纳凭证、营业执照副本原件；专利证书、公司缴纳社保人员及记录）
3.4划出标书重点部分，标书通读完后，标书制作人划分出标书制作的各项事宜的时间节点及问题，并与参与该项目的其他人员沟通，划分责任。
四、标书制作
标书的一般结构：商务部分、技术部分、报价部分（招标文件特殊要求格式除外）
1、首先应根据招标文件要求拟定本次投标文件的整体关于商务和技术部分章节的名称和大致内容要求，一定要按招标文件要求内容依次进行编排，并填充相应内容，以充分说明我方能满足招标方的要求。（如招标文件中有固定格式模板，一定要使用模板。没有固定模板的参照以往案例制作，注意：在没有固定模板的情况下，合作伙伴与主投公司的文件不能雷同）
2、商务部分包含内容：公司三证、法人授权书、投标人说明、公司简介、售后服务、培训计划、承诺书、商务偏离表、商务应答、业绩、审计报告、资信证明、纳税证明、社保缴纳记录、验货单、合同、检测报告、客户名录、荣誉证书、专利证书等，要严格按照招标文件要求及顺序编写
3、商务部分编写注意事项：
3.1资质文件要检查有效性，避免放错文件或者放入过期文件，一般合作伙伴的资质要着重检查；
3.2厂家授权先索要扫描件，然后要求厂家快递原件，注意快递时间；
3.3合作伙伴相关资质等文件的索要要及时
3.4主要业绩合同，注意合同金额、时间是否要体现，原则上体现高价。
3.5要及时跟踪商务资料临时开具情况
4、技术部分包含内容：产品说明书、彩页、技术参数、技术偏离表、产品配置清单、保修期后配件价格表等
5、技术部分编写注意事项：
5.1根据招标文件要求提供产品彩页、说明书等，要有针对性介绍；5.2对我司产品的优点要表述清楚，尤其是带星号地方一定要放在突出位置，要求携带样品的产品要标注清楚。
5.3审核产品技术参数、技术性能的表述是否能够满足招标方的技术要求
5.4根据招标文件的要求，最大限度的写出产品正偏离，要完全对应或者超越其要求，绝对不能填写满足不了的参数，并且一定要按照招标文件的要求进行一一对应应答。正偏离描述要加粗或者用醒目符号
5.5审核技术部分编排顺序是否符合招标方的要求及其是否合理。
6、报价部分：一般在投标前2-3天做出产品报价，项目负责人负责给出报价范围，由标书制作人做出详细报价清单，发至项目负责人最后确定。确定无误后进行价格黏贴。
6.1一般体现报价的地方：投标函、开标一览表、分项报价表
7、报价部分注意事项：
7.1报价表中产品名称、 型号、品牌、数量等是否与招标文件要求内容一致
7.2大小写是否正确，数量是否相符
7.3注意报价表中货币单位是否前后一致，是否按照招标文件要求填写
7.4注意合作公司与主投公司报价差距，尤其是单项报价要有明显的差别，价格有高有底，保留小数点方式要有区别，注意四舍五入情况。
8、其他注意事项
8.1日期：一般填写从购买标书日至投标当日，其他日期不行，而且合作公司的日期与主投公司日期要有差别
8.2每一级标题之后需落款，投标单位、投标代表、日期（根据招标文件和排版美观而定）
8.3需要投标人和法定代表人签字的地方不能使用印刷体
8.4对于有手写处、投标单位名称处需要盖公章
8.5标书目录顺序及页码要与正文相一致
五、标书审核
1、标书电子版完成后，标书制作人需从头到尾认真审核一遍，然后让参与人员进行互审，对错误的地方进行指正修改，并通报各个组员以防重复出现错误，修改后发至部门经理审核，部门经理审核无误后发至项目负责人审核。项目负责人审核无误后告知标书制作人进行打印
2、互审（审核）注意事项
2.1项目名称、项目编号、所投包号、有效期限、日期等是否填写正确，前后是否一致
2.2标书是否按照招标文件要求的顺序及内容编写
2.3招标文件要求的硬性条款，在投标文件中是否有体现
2.4审查报价产品明细是否符合招标产品需求明细（包括产品型号和数量），分项（分包）报价是否正确，一定要仔细核对
2.5审查报价表中的分报价和总报价的计算、大小写是否正确，报价表、投标一览表、投标函中的报价大小写是否一致
2.6审查正文及标题字体字号是否一致（标题字体一般为宋体4号加黑，正文字体一般为宋体5号，合作公司标书字体字号要与主投公司有区别，招标文件如对字体字号有特殊要求，按照招标文件要求制作）、格式是否统一
2.7页眉、页脚、页码是否正确
六、标书打印、装订
1、一般标书正本、封皮封条、单独封装的授权书、公司资质及报价表都在公司内部打印。打印完后仔细检查纸质标书有无缺页、夹页、页面倒转、排序错乱、打印不清等情况
2、标书正本打印完后签字盖章（根据招标文件的要求，一般都是每页都盖章，有公司名称的在公司名称盖，没有公司名称的随便盖）
3、正本完成后进行副本的复印
4、根据招标文件的要求进行装订（打孔装订或胶装）
5、标书打印封装注意事项
5.1正本图片打印一定要彩打，其他文本黑白即可
5.2使用标书专用纸进行打印（合作公司的标书可用普通纸打印）
5.3正本副本数量一定要认真核对
5.4授权代表、法定代表人签字地方页码检查，防止授权代表，法定代表人签字时漏签。
5.5盖章：一般骑缝章、封面、封条、报价表、授权书、投标单位名称、签字处进行盖章（如果招标文件对盖章有要求，一定要按照要求盖章。公章需盖正清晰，若一个不明显，需重新再盖一个，且两个不能重叠在一起。封条上盖章尽量四角都要盖，且一半在封条上一半在密封袋上。
七、标书最后审查
1、审查是否有漏签字，漏盖章的地方
2、正副本数量是否与招标文件要求一致
3、招标文件要求的文档资料是否放齐全
4、单独封装的资料是否准备
5、标书中是否还有其他未发现的错误
八、文件的密封
1、根据招标文件的要求，正本、副本、报价单等单独密封文件需要单独密封，在密封袋封面和封条处加盖公章
2、不需要密封的资质原件、合同原件等要单独放在文件袋中
3、若需要提交电子文档，将和正本一起封装（如招标文件中有特殊要求，按照招标文件要求封装）
4、封口：在未得到项目负责人或者投标代表同意的前提下，投标文件的封口不得密封。应将贴好双面胶盖好章的封口预留，由投标代表整理后自行密封。