大型论坛会议报批流程及申请资料

作为活动人或活动主办方到一个城市办论坛会议活动，常会被这些问题困扰。500人论坛活动要有哪些报批？500人以下的会议活动需要报批吗？大型论坛会议报批流程是怎样的？会议论坛报批需要什么资料？上海、杭州、广州、成都、深圳、重庆开展论坛活动需要报批吗？

论坛会议，是围绕一个主题，由两个或两个以上的发言人向听众而非对方发表自己的观点并进行阐述的会议。通常由听众提出问题，由主持人引导发言和讨论并总结各方意见。其特点是讨论反复深入，发言人和听众之间互动性强。论坛会议多为公开性会议，包含系列分会也是此类会议的特点，所以会议场所的选择非常重要，基本要求是可以分割或者主会场附带小会场。在大型论坛会议的运营管理中，报批是不可缺少的环节，且是如果不能成功报批还有可能让活动出现临时流产的情况。

根据《中华人民共和国行政许可法》第二十九条规定，公民、法人或者其他组织从事特定活动，依法需要取得行政许可的，应当向行政机关提出申请，待取得相关部门批准后方可实施。我们一般常见的活动，需要报批的以公安、消防、文化和环卫四个部门为主，其他的申报行政机关也有可能出现，但通常较少，以四者居多。

一、公安部门报批

为了保证各项大中型会议活动的正常进行，维护社会治安秩序和公共安全，保护公民、法人和其他组织的合法权益，公民、法人或其他组织在举行活动之前必须报县级以上公安部门申请批准。

通常来说，是否需要报批和向哪一级部门报批取决于会议活动的人数。参加人数在二百人以上三千人以下的，由县（区）级公安机关许可；人数在三千人以上的，由地（市）级公安机关许可；跨地区的群众性活动，由共同的上一级公安机关许可。活动申请所需要提交的文件资料有：

（1） 活动方案和说明；

（2） 活动安全保卫工作方案；

（3） 场地管理者出具的同意使用证明；

（4） 申请人身份证明及无违法犯罪记录等；

（5） 法律、法规和规章规定须经有关主管部门批准的活动，应当同时提交有关批准文件。

在这其中，以活动安保工作最为重要，尤其是大型会议活动、大型会展活动，安保工作方案所需要包含的要点有：

（1） 活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式；

（2） 安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志；

（3） 场地建筑和设施的消防、安全情况；

（4） 入场票证的管理、查验措施；

（5） 场地人员的核定容量；

（6） 迅速疏散人员的预备措施。

以上方面最易被人疏忽的是入场票证的管理、查验措施。特别是在举办各种类型的售票演出和活动的时候，入场票证必须经过安全的防伪监制，即便现场工作人员佩戴的工作证件也需要查验。

二、消防部门审批

大型会议活动的组织除了安全问题，还有很重要的就是消防安全了。消防部门主要针对活动场地的消防设施和措施进行审查，像户外的空飘、气球等方面也属于消防的审查范围。

具体来说，在各种大型会议活动中的舞台或展位搭建方案，包括效果图、平面图、电路图等都要经过主管单位或消防部门的审批。

我国的消防法规定， 举办大型集会、焰火晚会、灯会等群众性活动，具有火灾危险的，主办单位应当制定灭火和应急疏散预案，落实消防安全措施，并向公安消防机构申报，经公安消防机构对活动现场进行消防安全检查合格后，方可举办。

三、文化部门报批

凡是有大型营业性演出的活动或活动中带有表演内容的活动，一般都需要提前经过文化部门的审批。并且，根据《营业性演出管理条例实施细则》第三十条规定，任何单位举办营业性演出活动，都应当委托演出公司承办，并按照规定办理审批手续。营业性演出主要包括下列方式：

（1） 售票或者包场的；

（2） 支付演出单位或者个人报酬的；

（3） 以演出为媒介进行广告宣传或者产品促销的；

（4） 有赞助或者捐助的；

（5） 以其他经营方式组织演出的。

其中，占用公园、广场、街道、宾馆、饭店、体育场（馆）或者其他非营业性演出场所举办营业性演出活动的，应当报经当地县级以上地方人民政府文化行政部门、公安机关和其他有关部门批准。申请时应提交的文件有：

（1） 演出申请书；

（2） 与演出相关的各类演出合同文本；

（3）演出节目内容材料；

（4） 营业性文艺表演团体的《演出证》。

四、环卫部门审批

环卫部门一般对会议活动的相关审批比较少，需要环卫部门审批的会议活动主要是跟公共环境有关的，比如在会场附近区域悬挂横幅、竖幅等可能影响市容的宣传材料（会场所辖场地以内不算）。

所以，大型会议活动报批最关键的还是在于公安、消防、文化部门，而报批成功也有两个非常关键的工作，一是把握好时间，最好是尽量提早以备审批流程需要消耗的时间，不要错过了最佳报批时间；二是准备好材料，清晰了解活动当地部门一般需要查询的材料，这些材料可以向场地方咨询。

▲大型论坛会议现场背景板

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