计算机方式下的账务处理流程分析
二、计算机方式下的账务处理流程分析
计算机方式下的账务处理，要根据计算机的特点，大胆突破手工处理方式局限，进行数据流程再造。具体做法有两点：一是将手工方式下某些数据存储改为数据流，减少数据流转环节；二是变分散处理为实时处理，不把数据处理的时间作为主要的考虑因素。如手工方式下为了内部控制的需要，明细账和总账要平行登记，而在计算机方式下，由于数据库共享且账簿之间已不需要相互牵制，因此各种日记账和明细账数据都可根据审核无误的记账凭证文件分类索引后直接得出。这样，不仅可以减少数据冗余，保持数据在系统中的一致性，而且也便于系统维护。计算机方式下账务处理数据流程如图4-4所示。
图4-4 计算机账务处理数据流程图
这种核算程序的特点是：在系统内主要建立记账凭证文件和科目发生额及余额文件，不再单独设置日记账、明细账和总账文件。平时根据审核无误的记账凭证按 会计科目逐笔更新科目发生额及余额文件，当需要输出现金、 银行存款日记账或其他明细账时，由计算机临时对存放在记账凭证文件中的数据进行快速、自动地挑选整理而成。其数据流程说明如下：
（1）由录入员通过键盘输入记账凭证（或由系统根据初始设置自动产生机制凭证，包括由其他系统自动转入的机制凭证和账务系统月末自动产生的机制凭证）。输入凭证时要对每张记账凭证做初步的校验，校验无误后，存入临时记账凭证文件中；
（2）对临时记账凭证文件中的记账凭证进行审核。无论是手工输入的记账凭证还是机制凭证，都需要经具有审核权限的人员进行审核。对审核中发现的错误凭证，由制单人员进行修改，然后再审核，确保数据录入的正确无误；
（3）随时将临时记账凭证文件中已审核的记账凭证转存于记账凭证文件中，并同时更新科目余额及发生额文件，然后将已记账的记账凭证从临时记账凭证文件中删除；随时根据科目余额及发生额文件和记账凭证文件查询某时点任意会计科目的借、贷方发生额及 期末余额，及根据记账凭证文件查询某个时期内任意会计科目发生的所有业务；
（4）根据记账凭证文件和科目发生额及余额文件编辑输出现金日记账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账；
（5）根据科目余额及发生额文件编辑输出总账；
（6）根据记账凭证文件和科目余额及发生额文件编辑输出会计报表；
（7）若需查询记账凭证，可随时从记账凭证文件中整理输出；
（8）每月将银行提供的对账单数据录入银行对账单文件，并从记账凭证文件中挑选出与银行存款有关的凭证进行对账，核销已达账项，然后编辑输出余额调节表。如此反复进行。
上述分析可以看出，计算机账务处理是在手工方式基础上经数据处理流程再造形成的。两者之间有一定的共性：都遵循相同的会计理论和方法；在相同会计准则指导下进行 会计核算；处理相同的会计业务，等等。但与手工方式相比，计算机账务处理也有一些自身的特点：
（1）数据处理起点与终点不同。手工方式下，会计业务的处理起点为原始会计凭证，而计算机方式则是以原始凭证、记账凭证、机制凭证作为会计数据处理的始点；手工方式是以会计 人员编制并上报会计报表作为工作终点，而计算机方式则是以计算机自动输出各种账簿和输出固定报表作为工作的终点，而将各种内部会计报表和对外会计报表的编制与输出工作，交给单独设置的报表处理系统来完成。
（2）会计数据的处理方式和存储方式不同。手工方式下会计数据是由不同 会计人员将记账凭证登记到不同会计账簿中，并进行手工计算与汇总得出的；而计算机方式下记账则是由计算机根据授权的会计人员发出的指令自动完成的，不需要由多人执行账簿登记工作，数据间的运算与归集由计算机自动完成。这样大大减轻了会计人员记账的工作量，提高了会计数据的处理速度和准确率；在手工方式下，会计数据（各类记账凭证、账簿、报表）存储在纸介质上，而在计算机方式下，会计数据主要存储在磁介质上，这些数据必要时可打印输出。因此，为保障会计数据的安全，账务处理系统还必须要设置数据备份和数据恢复功能。
（3）科目编码的重要性不同。在手工方式下，科目编码只是为了满足管理的需要，在账务处理时一般不用。但在计算机方式下，计算机的任何处理（包括数据的检索、排序、分类、汇总和统计等）都必须依赖 科学、完善的会计科目编码体系支持。
（4）对账的要求不同。在手工方式下，填制凭证差错、记账或过账差错、数量或金额计算上差错，以及财产物资发生盈亏差错等，都在所难免。因此结账前必须要进行对账，以确保账证、账账、账实相符。但在计算机方式下，由于账务处理系统是采用预先编制好的记账程序自动、准确、高效完成记账过程的，所有的账都出自于同一数据源——记账凭证。所以，只要预先编制好的程序测试正确，计算的错误几乎不可能发生，这样就没有必要进行账账核对。但需要说明的是，这并不能保证账簿数据一定就是正确的，因为一旦数据录入错误，而在审核过程中又没有发现，那么整个账簿体系的数据就都会是错误的，这就是“输入的是垃圾，输出的必然是垃圾”现象。因此在计算机账务系统中，必须要确保记账凭证本身的正确性，将控制的重点放在凭证的输入和审核上。
（5）会计数据的可读性不同。在手工方式下，证、账数据都存储在纸介质上，因此会计数据直观可读；但在计算机方式下，会计数据存储在磁性介质上，不可直接阅读，要借助软件的查询方式才能进行。因此，在计算机方式下，会计数据必须要增加必要的查询功能和严格的安全管理措施。
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