三亚城投：借助协同系统搭建完整合同管理模块

三亚城投：借助协同系统搭建完整合同管理模块

三亚城市投资建设有限公司（以下简称三亚城投）成立于2004年7月，是三亚市人民政府直属的国有企业。

三亚城投以“政府引导、市场机制、企业运作”为指导思想，围绕市委市政府的战略部署，认真履行基础设施融资平台和重大项目融资、投资、建设和管理职能，积极推进三亚城市化建设与发展。

三亚城投合同管理痛点

1、合同审批、办理周期长，效率低，涉及部门多，过程复杂，不易管控；

2、合同各环节缺少关联，查找数据费时费力；

3、没有合同档案库，合同资料分散，查找使用不方便；

4、与合同有关的项目信息、供应商信息没有系统管理；

5、合同付款数据汇总、分析不便，领导无法及时掌握付款台账信息，影响决策；

6、缺少门户集中呈现合同管理的状态和全貌。

三亚城投借助协同系统搭建完整合同管理应用模块

包括：基础信息、合同准备、合同订立、合同执行、合同付款台账、数据查询/统计6大功能模块，22个功能项，12个表单，以及1个门户空间，1个功能菜单。

1、合同准备

新项目下达后，首先由承建单位建立项目信息。

同时建立相应的供应商、概算批复、财评批复信息，为开始合同管理做好准备。

2、合同订立

合同订立填写合同立项报审表进行合同立项报审，工程项目类合同，直接关联项目库的信息。

合同立项报审通过后进行合同会签审批，合同会签审批表可直接关联立项文件，自动带出项目信息。

会签审批完毕，自动生成合同信息表，包括基础信息 + 付款信息 + 变更信息详细记录合同的内容及执行结果。

3、合同执行

合同执行过程中如遇合同变更，需填写合同变更审批表，变更审批完毕，变更记录自动写入合同信息表，查看合同的时候随时可关联查看变更记录，一步到位。

合同执行付款阶段时，付款申请单关联合同，自动带出项目合同金额、已付金额、已支付比例、已付次数等信息，减少人工操作，确保数据准确。

付款审批完毕，付款记录自动写入合同信息表，同时自动更新付款台账表，实现双边同步，快捷方便，再也不怕数据不一致了。

4、合同付款台账

•分类建立“工程类”和“非工程类”合同付款台账。

•工程类付款台账表随项目信息建立，只要新项目信息表建立，相应的付款台账表就会自动生成，减少人工操作。

•每个付款台账表包含多个合同单位的多条付款明细，数据随付款审批表自动同步更新。

6、统一合同管理展示门户

合同管理为三亚城投带来的管理价值

1、通过合同管理，将原先分散的立项、会签、付款等工作内容，形成了一个有机的整体，并且扩大了合同管理范畴，实现了项目信息、供应商信息、付款台账、合同文档库、等多种内容的管理。

2、在项目实施过程中，对合同管理的流程和单据内容进行了大量优化调整，确保制度落地有效执行，减少无效工作，让系统更加好用、易用。

3、V6.0新版本强大的功能，使得很多业务的流转、数据的生成、汇总实现了自动化，减少人工操作，提高工作效率，同时确保数据准确。同时移动端也可以进行业务管理，更加便捷。

4、统一的合同管理门户，多种样式的数据报表，为公司领导和工作人员提供了快捷高效、清晰直观的管理操作入口。公司领导可以及时掌握合同进展及付款情况，有效支撑领导制定决策。

未来规划

1、打通协同管理系统与NC业务系统，实现合同付款后直接生成NC系统凭证，让业务处理更加自动化，一步到位，减少工作量。

2、建立合同应付计划管理，实现自主安排应付计划、应付到期自动提醒。

3、建立供应商管理模块，实现对供应商进行入库审核，后续也可定期考核评价。

客户价值

整合管理合同

将立项、会签、付款等工作内容整合为一个有机体

提升合同执行效率

对流程和单据内容进行了大量优化调整，提升效率

实现办公自动化

很多业务的流转、数据的生成、汇总实现了自动化

统一管理门户

统一的合同管理门户，快捷高效、清晰直观的管理操作入口