甘肃武威阳光教育：校管家帮助校区实现了透明化管理

　　关于甘肃武威阳光教育

　　甘肃武威阳光教育集团是一家集九年义务制教育、中小学英语培训、全科特色辅导、幼少儿启蒙教育与智力开发、家庭教育咨询辅导、研学旅行及出国留学服务、体育文化产业开发、科教用品专卖为实体的综合性文化教育科技集团。

　　集团下设阳光九年制实验学校、阳光英语学校、阳光小新星双语学校、阳光凹凸辅导中心、阳光文理教育中心、金八力高端托管中心、光脚丫研学旅行社、阳光骄子体育俱乐部、阳光科教用品公司等多所机构。集团现有固定资产8000多万元，教学场地30000多平米，专职教职员工300人，同期在校学生近万人，累计培训学员逾50000多人次。

　　信息化建设是一把手工程

　　行政人事总监兼董事长助理 金明德

　　我们大约是2年前使用的校管家。前期的上线过程可谓是波澜曲折。其中最主要的困难，来源于员工们的抗拒心理。因为信息化系统打破了他们的舒适区和惯性思维，短期内会加重它们的工作任务，所以员工才会抗拒。

　　举个例子，以前家长来访，前台只需手工登记就可以了。上系统后，前台需要把信息录进校管家，操作没有手写方便，而且后续的报名、入班等每一步都要在系统里操作，这让他们觉得很麻烦。

　　这期间，内部产生过许多质疑、反对的声音，甚至好几次我们都想要放弃。可为什么后来还是坚持下来了?我们认为，信息化建设是一把手工程。也就是说，学校最权威的人，在这件事上，一定不可以动摇，不要因为暂时的困难就放弃。所以当时，董事长给大家明确了2点：

　　1、信息化系统一定要上，有任何困难，想办法去克服;

　　2、在使用过程中，有任何不方便，都可以与软件厂商去沟通，让他们把工具改造得更加贴合学校的需求。

　　明确了这2点后，质疑和反对的声音就少了很多。

　　这里还分享一个加速信息化建设的经验：施行分层实施。

　　先让前台、教务、财务这三个部门把前期的基础数据建立起来。因为前期真正的难点在于收费、排课、财务这一块;

　　接着，再到一线教师队伍中去实施系统，告诉他们如何上课点名等等，这样操作下来就比较简单、轻松了。

　　明确各部门的岗位职责边界

　　用上校管家后，我们最大的感慨是，学校各部门的岗位职责边界得到了明确。没用之前，部门与部门之间搅成了一锅粥，经常会有扯皮、推诿的事件发生。

　　举个例子，一般而言，开课计划都是由教务部负责，而我们学校却由财务部负责，这是为什么呢?因为没上系统前，教务部的工作没办法透明化、数据化，而课程产品又是学校的重中之重，所有部门中，最以数据为导向的就是财务部了，所以，当时学校就把这项工作交给了财务部。

　　这一决策让部门之间产生了很多争论。

　　1、越俎代庖，决策容易产生偏差

　　按常规来说，学校做开课计划前，都要先去了解一线老师们的带班水平怎么样?家长对课程的反馈怎么样?时间段合不合适等等。这都是教务部擅长的事。但是财务部不会关注这些，而是以时间节点为导向来做开课计划。比如XX老师的班还有一个月就结束了，接下来开什么课程，就直接安排上了。

　　2、矛盾会扩散到其他部门

　　安排上之后，两个部门的争论就开始了：开这个课合不合适?老师合不合适?而且，这种争论不会只存在于这两个部门，而是像癌细胞一样扩散到其他部门。比如老师不满接下来的课程计划，就可能存在人员异动，这会牵扯到人力资源部门;课程产品与招生息息相关，这会牵扯到市场部门……在这一个决策上，各部门就已经搅成了一锅粥，更别提其他了。

　　校管家系统上线后，一是让各个版块的工作都能以数据化的形式呈现，像之前教务工作不透明的情况再也不会出现了;

　　二是把每个版块都划分得特别清晰，部门与部门之间职责的交叉性很少，分工更合理，不会再出现“越俎代庖”的情况。任何环节出了问题，也更容易追根溯源，推诿的现象大大减少了。

　　另外，校管家帮助管理者梳理了一条清晰的管理线，这大大增强了管理者的全局思考能力，这杜绝了很多错误决策(如前面提到的由财务部负责开课计划)的产生;

　　同时，校管家也加速了各部门之间的融合，学校宣布任何举措时，员工比之前更能理解这背后的逻辑，部门不再各自为战，而是融合在一起，成为一支团结一心的“军队”。

　　绩效考核有据可依

　　没有使用校管家之前，老师们做家校沟通，主要通过微信或电话回访后，手动填写沟通表来完成。既加大了工作量，又存在管理漏洞。

　　因为当时学校有1万多名学生，管理层不可能去追踪每张表背后的真实情况。有的老师为了图省事，可能根本没有做回访;有的老师为了拿到更高的绩效工资，会夸大事实。

　　所以，以前经常出现这种矛盾现象：某些老师一直强调其家校沟通工作做得有多好，但学生就是不续费。管理层也无从考证，很是头疼。

　　用上校管家后，我们要求所有的家校沟通如互评、作业等都要用师生信。一是减轻了老师们的工作量，二是实现了管理透明化。比如教研组组长每天可以从后台查看老师们的师生信评价数据：差评有多少?五星好评有多少?分别是谁?都看得清清楚楚。从此，管理层对老师的绩效考核有了数据支撑。

　　有了师生信，家长和学校之间的沟通也实现了透明化，这让家长对我们品牌更加信赖;同时，老师也可以实时看到自己的沟通数据，这促使他们更积极地去做好家校服务。

　　网报商城解决续费难题

　　以前，学生要续费，家长必须来校区交学费，这给我们造成了不小的困扰：

　　1、前台排长队

　　因为大多数家长平时要上班，都是周末扎堆来学校续费，这个时期，来学校的学生也多，所以，前台经常被堵得水泄不通，这导致交费速度很慢，家长的体验差。

　　2、资金风险

　　有些家长没时间来学校续费，会把钱打给带课老师，这存在资金风险问题。

　　后来，用上校管家的网报商城后，问题解决了。我们预先将课程上架到商城，再把链接发给家长，他们在家就可以续费，非常方便。同时，我们也要求，各校区不能由老师代收学费，统一上网报商城来续费，这解决了资金风险问题。

　　CEO的这2句话，让我十分感动

　　在这次疫情期间，校管家的义气相助，也让我们十分佩服。我们学校在整个甘肃省来说，是最具影响力的培训机构之一。疫情期间，我们积极响应停课不停学的号召，免费为当地的学生开放线上公益课程。

　　为了保证教学质量，我们要求线上课所有的操作流程都和付费学生保持一致，都在校管家里排课、上课、布置作业等。可这也带来了一个新问题：学员激增，而系统里的学员容量有限，这该怎么办呢?后来，我看到校管家在公众号上宣布：2月份对所有的用户免去系统使用费。我就在想，这家企业还是挺有责任与担当的，于是给CEO邵总打去了一个电话。

　　整个通话时间只有1分半，其中1分钟都是我在描述现状，邵总只说了两句话：“金老师，您是不是希望我们给与支持，不要去限你们学校的容量，直到疫情结束?”

　　我说是的。邵总紧接着说：“没有问题。在这种情况下，你们如此大爱，能免费开放线上课程给需要的学生，我们校管家也要义不容辞地支持你们!”

　　听完这2句话，我非常感动。因为疫情期间，我们接触了很多线上平台，有好些都是趁火打劫，让我们很失望。而校管家不同，它不是一家唯利是图的企业，它对社会有着深深的责任感，这种价值观与我们阳光教育集团不谋而合，我们非常庆幸选择校管家作为合作伙伴。