档案整理的基本单位-“卷”

来源: | 作者: | 日期:2022-10-08 10:14 | 阅读:

  档案整理的过程中需要知道“卷”的概念,知道“卷”的构成,了解“卷”形成的规律,这样才能将档案整理规范,才能更好的保管好利用好档案资源。那么,什么是案卷?以卷为单位整理的档案有什么特点?


1.术语

  案卷file:由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000) 

  案卷 files:由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)

  案卷号 file number:案卷排列的顺序代码。《档号编制规则》(DA/T13—2022)

  案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。《文书档案案卷格式》(GB/T 9705-2008)

  案卷目录:以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一中档案目录。《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000)

  卷内文件目录:登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000)

  案卷文件目录(全引目录):以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000)

2.组卷原则

  遵循文件的形成规律,保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统,便于档案的保管和利用。

3.组卷要求

  (1)案卷内文件材料应齐全、完整,签章手续完备。

  (2)案卷内文件材料的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

4.以卷为整理单位的档案具有的特点

   通常有案卷封面、卷内文件目录、备考表,2000年前文书档案通常以卷为单位进行整理,专业档案大多以卷为单位整理,如土地确权档案、婚姻登记档案、贫困户档案等都是一户一卷,如扶贫项目档案、建设项目档案、科技档案、案件档案都是按照事由原则进行组卷。

1665320474873705.png

  案卷封面包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、卷内文件起止日期、保管期限、件数、归档号、档号。

  卷内文件目录是案卷内登录文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格,通常排列在卷内文件之前。卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。

  卷内备考表是案卷内文件状况的记录,通常排列在卷内文件之后。主要项目有:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。

5.按卷整理档案的档号结构

  按卷整理档案的档号结构(《档号编制规则》(DA/T13—2022))

  5.1 结构

  5.1.1 按卷整理的档号结构应为:

1665320803209907.png

  5.1.2 按卷整理的档号结构中,类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。

1665320921915103.png

  5.1.3 结构说明

  “×××”不代表各代码所占的位数。6.1.1中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间用连接号“-”(短横线)相隔。6.1.2中的各元素均属类别号,为同级代码,同级代码之间用间隔号“•”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置,上下居中。

  5.2 元素的选用

  5.2.1 全宗号、一级类别号(档案门类代码)、案卷号/组号/册号为必选项,不应省略。

  5.2.2 二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码、件号/页号为可选项,可根据实际需要选择使用。


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档案整理的基本单位-“卷”

来源: | 作者: | 日期:2022-10-08 10:14 | 阅读:

  档案整理的过程中需要知道“卷”的概念,知道“卷”的构成,了解“卷”形成的规律,这样才能将档案整理规范,才能更好的保管好利用好档案资源。那么,什么是案卷?以卷为单位整理的档案有什么特点?


1.术语

  案卷file:由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000) 

  案卷 files:由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2008)

  案卷号 file number:案卷排列的顺序代码。《档号编制规则》(DA/T13—2022)

  案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。《文书档案案卷格式》(GB/T 9705-2008)

  案卷目录:以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一中档案目录。《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000)

  卷内文件目录:登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000)

  案卷文件目录(全引目录):以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000)

2.组卷原则

  遵循文件的形成规律,保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统,便于档案的保管和利用。

3.组卷要求

  (1)案卷内文件材料应齐全、完整,签章手续完备。

  (2)案卷内文件材料的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

4.以卷为整理单位的档案具有的特点

   通常有案卷封面、卷内文件目录、备考表,2000年前文书档案通常以卷为单位进行整理,专业档案大多以卷为单位整理,如土地确权档案、婚姻登记档案、贫困户档案等都是一户一卷,如扶贫项目档案、建设项目档案、科技档案、案件档案都是按照事由原则进行组卷。

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  案卷封面包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、卷内文件起止日期、保管期限、件数、归档号、档号。

  卷内文件目录是案卷内登录文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格,通常排列在卷内文件之前。卷内文件目录项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号。

  卷内备考表是案卷内文件状况的记录,通常排列在卷内文件之后。主要项目有:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。

5.按卷整理档案的档号结构

  按卷整理档案的档号结构(《档号编制规则》(DA/T13—2022))

  5.1 结构

  5.1.1 按卷整理的档号结构应为:

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  5.1.2 按卷整理的档号结构中,类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。

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  5.1.3 结构说明

  “×××”不代表各代码所占的位数。6.1.1中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间用连接号“-”(短横线)相隔。6.1.2中的各元素均属类别号,为同级代码,同级代码之间用间隔号“•”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置,上下居中。

  5.2 元素的选用

  5.2.1 全宗号、一级类别号(档案门类代码)、案卷号/组号/册号为必选项,不应省略。

  5.2.2 二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码、件号/页号为可选项,可根据实际需要选择使用。


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